Macを使ったフリーランスの仕事時間管理術を一挙公開

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時間管理術

フリーランス生活をするようになって、もう4ヶ月が過ぎようとしている。

今回は、わたしがやっている主にMacカレンダー機能を使った時間管理術をご紹介しようと思う。

6月までは、退職直後のさまざまな雑用や手続き、また学ぶこともいっぱいあって、なかなか本業の仕事(ブログ作りやアフィリエイト)に取りかかれなかったのだが、最近やっと仕事のリズムがつかめてきた。

これから紹介するのがベストだとは思わないが、これで時間管理をするようになって、とても仕事に集中できるようになったし、効率が上がったような気がする。

フリーランスじゃない人は、会社でのスケジュール管理や、あれもこれもやりたいと欲張りな人の休日を過ごす方も応用できると思う。

なお、この管理術のアイデアは、先日も紹介した「自分を操る超集中力」を参考にしている。

 

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目的はウイルパワーの消耗を防ぐこと

今回の時間管理術の目的は、徹底的に前述の本に書かれていたウィルパワー(集中力・気力)の消耗を防ぐことにある。

つまり、スケジュールを睡眠から目覚めた、もっとも頭がクールな時間帯に計画し、あとは淡々とそれに従って行動するという方法だ。

もし、予定通りに終わらなくても、一旦そこで作業を中止し、次の作業に移行するのがポイント。

そうすることによって、ダラダラと作業をしてしまうのを防ぐのだ。

わたしもそうだったが、「切りのいいところまで」とか「これを終えてから」と現在進行形の作業を続けてしまうと、スケジュール管理事態が崩壊してしまう。

崩壊してしまうと予定変更を余儀なくされて「ウイルパワー」を消耗してしまうので注意。

 

朝起きてからすること

その日1日で、「やらなければならないこと」や「やりたいこと」を全て紙かMacのメモ帳などに書き出す

わたしはMac標準のスティッキーズに書き出している。

これをすると、やることが明確になってタスクが俯瞰できるから、オススメ。

不安なことがある場合も、こうやって書き出すと不安が収まる。

それから書き出したものに優先順位をつける。

優先順位表

有名な表なのでご存じの方も多いだろう。

  1. 重要で緊急性が高い
  2. 重要じゃないけど緊急性が高い
  3. 重要だけど緊急性がない
  4. 重要じゃないし緊急性もない

に振り分けるのだ。

2は、よく考えたらやらなくてもいい場合や、すぐに終わるタスクの場合が多いので3の順位を上げてもいいと思う。

わたしは、好みや、やりたいこと優先にしている。

 

時間割を作る

割り振ったら標準アプリのカレンダーを1日表示にして、時間割を作る。

このカレンダーが、現在時刻を赤いバーが表示してくれるので、一目見ただけで残り時間の分量が判るのがいい。

また、タスクごとに色分けすると楽しい。

カレンダー画面

ひとつのタスクに対し、集中できるのは最長でも90分らしいので、90分経ったら一旦20〜30分程度の休憩を入れるようにしている。

集中力を増すため、25分仕事しては5分休憩するポモドーロテクニックを使っている。

 

コツとしては、5分間の休憩時間が来たら作業をやりかけのまま終わらせること。

休んでいる間も脳は仕事のことを考え続けているので、休憩明けにスムーズに仕事にとりかかれる。

切りの良いところまでやって終わると、かえって次の始動にエネルギーを使うので逆効果だという。

終わらないと気持ち悪い」という心理を利用したテクニックなのだ。

また、カレンダーの通知機能を状況に合わせて使うと、休憩時間から復帰するときなどは、心の準備ができて便利だ。

 

時間調整

ひとつひとつのタスクが終わらなかった場合は、とりあえず見積もりが甘かったと思って、その場で作業を打ち切ることにしている。

「締め切りが迫っている場合は、どうするんだ?」と思うかもしれないが、相手に事情を話して待ってもらうのも手だ。

わたしもサラリーマン時代、忙しくて締め切りまでに終わりそうに無い場合は、あらかじめ担当者に事情を話して先延ばししてもらったことが何度もある。

締め切りを決める方は、あらかじめ余裕を持って切っているので、案外簡単にOKをもらえることが多い。

どうしても、仕上げたい場合、わたしは夜に回している。

しかし、夜は集中力が落ちるので、単純作業を割り当てるか基本的に雑用をこなすことが多い。

 

まとめ

今回の方法で重要なのは、朝決めたスケジュールを淡々とこなし、ペースを守り続けること

それが、時間管理・自分管理に結びつくと思う。

でも、ぶっちゃけ守れないこともある。

それは、これからブラッシュアップしていけばいいこと。

できなかったと落ち込む必要はない。

できなかったことより、できたことにフォーカスする

2016.05.31

毎日のスケジュールが終わると、全力で走りきったようにグッタリとなる。

しかし、とても充実していて楽しく心地よい。

それに、大好きなMacと一緒に仕事ができるのがホントに嬉しい。

良きMacライフを

Written by メタル(@Metal_mac

 

わたしが使っているMac用のポモドーロアプリ

 

こちらはiOS版 Mac版とサーバーで同期できる

 

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